項目經(jīng)理的20個職責(zé)，助力系統(tǒng)實施項目成功！
發(fā)布時間：2020/9/9 9:56:00
IT系統(tǒng)實施過程中,往往容易遇到各種風(fēng)險,在投入大量時間和金錢之后,交付的項目也難以滿足用戶的期待。根據(jù)相關(guān)研究表明,50%的系統(tǒng)實施項目沒有在預(yù)算范圍內(nèi)按時完成。新系統(tǒng)上線后,用戶通常要花6個月或更長時間來吸收和了解如何使用新系統(tǒng)完成工作,工作效率受到極大影響。
出現(xiàn)這種問題的原因各種各樣,但總體而言,最主要的原因是缺乏有經(jīng)驗的項目經(jīng)理,這會導(dǎo)致各種問題:
● 所有者和經(jīng)理低估項目完成需要的時間,使得項目沒有按期交付;
● 企業(yè)選擇定制和修改系統(tǒng),給日程表增加成本、風(fēng)險和延期;
● 計劃不夠詳細(xì),無法管理任務(wù)和滿足完成日期;
● 測試不夠充分,新系統(tǒng)上線或因功能無法正常運(yùn)行而受影響;
● 團(tuán)隊承受巨大的上線壓力,以至于無法準(zhǔn)確描述剩余的開放項目和完成項目需要什么。
成功項目管理的目標(biāo)是減少這類問題的發(fā)生,與利害關(guān)系人溝通以及交付成果。企業(yè)首先需要弄清楚應(yīng)該誰來負(fù)責(zé)項目管理,是企業(yè)、供應(yīng)商、IT部門還是其他干系人。從項目管理的角度來看,應(yīng)用系統(tǒng)不是IT部門負(fù)責(zé)的。沒錯,雖然它是個IT系統(tǒng),但項目經(jīng)理應(yīng)對業(yè)務(wù)、部門職能和高級管理人員的期待和目標(biāo)有大體了解。
我們認(rèn)為供應(yīng)商無法做出新系統(tǒng)需要的所有決策。我們希望供應(yīng)商能提出建議,比如流程變更、系統(tǒng)使用和文件轉(zhuǎn)換。然而,只有管理層能夠指導(dǎo)員工培訓(xùn)、會計系統(tǒng)變更和客戶服務(wù)決策等事項。供應(yīng)商會有項目團(tuán)隊和經(jīng)理,但全部職責(zé)都是項目經(jīng)理的。
項目經(jīng)理必須得到管理層和員工的尊重,同時授予每日決策和定期更新管理技能的權(quán)力。在小公司,我們經(jīng)�？吹焦緸榱斯�(jié)省資金,通常讓CFO或運(yùn)營總監(jiān)等高級經(jīng)理充當(dāng)項目經(jīng)理的角色。項目經(jīng)理的工作繁重,在8-12個月內(nèi),平均每周至少需要2-3天時間。在最后幾個月,每周工作時間會達(dá)到40個小時甚至更多。
對于較大的公司來說,新應(yīng)用系統(tǒng)(如企業(yè)資源計劃)的完整實現(xiàn)需要18個月或者更長時間。聘用外部項目經(jīng)理通常是因為高級經(jīng)理無法抽出所需的時間。
為了確保系統(tǒng)順利實施,按時交付,項目經(jīng)理應(yīng)承擔(dān)以下20項主要職責(zé):
1.與所有利害關(guān)系人和供應(yīng)商計劃和協(xié)調(diào)系統(tǒng)實現(xiàn)。
2.每個月更新項目籌劃指導(dǎo)委員會。
3.從供應(yīng)商和內(nèi)部人員中招募和組建團(tuán)隊。
4.為整個項目制定完整的書面計劃,在任務(wù)級別定義詳細(xì)的項目計劃,包括評估、依賴關(guān)系和日程表。
5.每日跟進(jìn)任務(wù),與團(tuán)隊成員溝通。
6.與項目成員合作,就關(guān)鍵里程碑獲得簽字。
7.為程序變更、系統(tǒng)集成和接口開發(fā)和審查規(guī)范文件。
8.為上線做準(zhǔn)備,包括準(zhǔn)備計劃。
9.制定高質(zhì)量的測試計劃,審核測試結(jié)果。
10.規(guī)劃要轉(zhuǎn)換的檔案和歷史記錄,審查結(jié)果和數(shù)據(jù)完整性。
11.每周向利害關(guān)系人提供任務(wù)完成情況、任務(wù)狀態(tài)和評論。
12.完成項目任務(wù)所需的資源和技能。例如:是否有能夠編寫程序的程序員、培訓(xùn)師等等。
13.與管理層合作,確保人員到位,并按時完成系統(tǒng)實現(xiàn)任務(wù),例如:審查規(guī)范、測試程序、審查轉(zhuǎn)換文件、培訓(xùn)、編寫程序等。
14.實施和使用項目進(jìn)度安排和協(xié)作工具。
15.領(lǐng)導(dǎo)招采流程(如服務(wù)器、軟件組件、軟件)。
16.項目成本估算和預(yù)算編制;檢查付款發(fā)票。
17.領(lǐng)導(dǎo)實現(xiàn)后審核;制定未完成項目的任務(wù)清單,與內(nèi)部人員和供應(yīng)商設(shè)定新日期。例如:程序不能正常工作、用戶需要進(jìn)一步的教育和培訓(xùn)等。
18.對第一階段延期的功能進(jìn)行優(yōu)先級排序、評估和調(diào)度,包括為簡化實現(xiàn)而刪除的事項。
19.整個項目的風(fēng)險分析。
20.與所有利害關(guān)系人溝通。
新系統(tǒng)的實施是個復(fù)雜的過程,項目經(jīng)理應(yīng)該履行以上職責(zé),委派任務(wù),加強(qiáng)合作,促進(jìn)項目實施成功。同時,系統(tǒng)實施項目失敗率高,企業(yè)對IT部門的依賴日益增加,項目經(jīng)理需要找到形成項目管理流程的方式,以及最能滿足特定需求的工具,使用有效的工具和方法變得至關(guān)重要。